dokki et la vie
Factures, assurances, contrats, impôts… quand on est indépendant, la frontière entre vie privée et activité professionnelle peut devenir assez mince, en particulier au début.
Même adresse, même téléphone, parfois le même ordinateur ou le même compte au démarrage…
Et les documents, eux, suivent très naturellement le mouvement. Ils ne sont pas très regardants sur les frontières.
Pourtant, séparer clairement ses documents personnels et professionnels facilite leur classement, leur recherche et les démarches administratives ou fiscales.
Et je l’ai constaté moi-même en créant dokkup: une société peut naître d’un projet très personnel, elle devient quand même assez vite une personne à part entière dans les dossiers.
Deux univers dès le départ
La première règle est simple: éviter de classer les documents professionnels au milieu des documents personnels.
D’un côté, la vie privée: logement, santé, assurances personnelles, famille, impôts, prévoyance…
De l’autre, l’activité: factures, contrats, clients, fournisseurs, assurances professionnelles, banque, fiscalité, documents administratifs…
Simple.
Enfin, presque.
Parce que la vie professionnelle et la vie privée ont parfois la mauvaise habitude d’utiliser le même téléphone, la même voiture ou quelques mètres carrés du même logement.
La vraie vie adore tester nos beaux principes de classement. L’important est donc surtout d’avoir une logique et de savoir où se trouve la version de référence d’un document.
Une structure professionnelle simple
Pas besoin de créer des dizaines de catégories.
Administration – Clients – Fournisseurs – Factures – Assurances – Banque – Fiscalité – Contrats
C’est déjà une bonne base, que l’on adapte ensuite à son activité.
Et ça, je l’ai aussi découvert avec dokkup: au début, on a parfois très envie de tout prévoir.
Puis on réalise qu’une organisation peut parfaitement grandir en même temps que l’activité.
Inutile de construire le cinquième étage quand on est encore en train d’aménager le premier.
Le document arrive: autant le classer
Une facture reçue par e-mail, un contrat signé ou un justificatif photographié ne gagne rien à passer quelques mois dans les téléchargements.
Enfin si.
Il gagne surtout en difficulté à être retrouvé.
Le réflexe peut rester très simple:
recevoir → identifier → classer
Quelques secondes au moment où le document arrive.
Parce que six mois plus tard, lorsque la fiduciaire, un client ou quelqu’un d’autre nous le réclame, «Je sais que je l’ai quelque part…» n’est malheureusement pas encore une catégorie comptable reconnue.
Et ceux qui appartiennent un peu aux deux?
Téléphone, véhicule, bureau à domicile, assurances ou certains frais…
La frontière n’est pas toujours nette.
Dans ces cas-là, mieux vaut éviter de multiplier les versions du même document. Une version de référence clairement identifiée suffit, avec éventuellement une référence dans l’autre catégorie.
Deux copies du même document semblent deux fois plus sûres. Jusqu’au moment où elles ne sont plus tout à fait les mêmes.
Et là, on a réussi à créer un nouveau problème en essayant d’en résoudre un.
Classer n’est pas faire sa comptabilité
Organiser ses documents professionnels permet de savoir où ils sont.
Cela ne remplace évidemment ni une comptabilité ni les obligations légales de conservation liées à son activité.
J’aurais bien aimé.
Pour les pièces comptables en Suisse, notamment, des règles spécifiques de conservation doivent être respectées indépendamment de notre magnifique système de classement.
L’organisation sert donc à quelque chose de beaucoup plus quotidien: retrouver ce dont on a besoin sans partir en expédition.
Et c’est déjà beaucoup.
À tester
La règle des deux univers
Quand un document arrive:
Personnel ou professionnel?
On choisit d'abord son univers, puis sa catégorie.
Et pour les quelques documents qui répondent honnêtement « un peu les deux », on décide simplement où vivra la version de référence.
Pas besoin d'une frontière infranchissable.
Juste d'une frontière qu'on retrouve.
Et avec dokkup?
Avec dokkup, cette séparation peut se faire en créant des Mondes distincts: l'un pour ses informations personnelles, un autre pour son activité professionnelle, avec une organisation propre à chacun.
Tout reste accessible depuis le même endroit, sans tout mélanger.
Et là, forcément, je souris un peu: nous avons créé dokkup et je me retrouve aujourd'hui à utiliser cette logique pour dokkup elle-même.
Comme quoi, entre la vie personnelle et la vie professionnelle, la frontière n'est peut-être jamais parfaite.
Mais savoir où elle passe aide déjà beaucoup.
