dokki et le numérique
Factures par e-mail, contrats en PDF, attestations téléchargées, captures d’écran, documents dans le cloud… presque tout est devenu plus accessible.
Formidable! En théorie, je devrais donc être parfaitement organisée. En théorie. Parce que faire disparaître les classeurs n’a pas forcément fait disparaître le bazar. Il a surtout appris à se cacher.
Du classeur au smartphone
Il n’y a pas si longtemps, organiser ses documents voulait surtout dire mettre des papiers dans des classeurs.
Aujourd’hui, une facture arrive par e-mail, une attestation se télécharge depuis un portail, un contrat arrive en PDF, un billet reste dans une application et un autre document finit photographié sur le téléphone.
J’ai gagné en rapidité, en accessibilité et en place dans mes armoires.
J’ai aussi considérablement agrandi le territoire sur lequel je peux perdre un document.
Parce qu’avoir un document quelque part et savoir où il se trouve sont finalement deux choses assez différentes.
«C’est bon, je l’ai gardé»
Télécharger un fichier, conserver un e-mail ou prendre une capture d’écran procure une sensation assez rassurante:
«C’est bon, je l’ai.»
Oui.
Quelque part.
Et quelques mois plus tard commence le petit jeu: e-mails, téléchargements, photos, cloud, application de l’assurance…
Je sais que le document existe. Je l’ai même soigneusement conservé.
Je ne sais simplement plus où j’ai soigneusement décidé de le conserver.
Le numérique n’a donc pas vraiment supprimé le problème du rangement.
Il l’a rendu beaucoup plus discret.
Le vrai problème: la dispersion
Nos documents suivent aujourd’hui les outils que nous utilisons.
Et nous arrivons à cette situation assez fascinante: avoir presque toute notre vie administrative dans notre smartphone et passer quand même dix minutes à chercher une information située, techniquement, à vingt centimètres de notre nez.
Le progrès a parfois un drôle de sens de l’humour.
Le problème n’est donc plus seulement de conserver les documents.
C’est de garder une vue d’ensemble.
Et si je pensais moins à l’endroit d’où vient le document?
Une assurance reçue par e-mail reste une assurance.
Un bail téléchargé depuis un portail reste lié au logement.
Une ordonnance photographiée reste liée à la santé.
Ça paraît évident dit comme ça.
Et pourtant, lorsqu’on cherche le document, on pense souvent d’abord: «Je l’avais reçu comment déjà?»
Alors que l’information qui compte vraiment est peut-être ailleurs: ce document représente quoi dans ma vie?
Santé. Logement. Assurances. Famille. Travail. Voyages…
Les outils changent. Nos vies, elles, continuent à avoir à peu près les mêmes grandes cases.
Finalement, le smartphone n’est peut-être pas le problème
On paie, on voyage, on gère sa banque, on reçoit des factures, on prend des rendez-vous et on scanne des documents depuis son téléphone.
Il est assez logique qu’il soit devenu l’une des portes d’entrée principales de notre vie administrative.
Cela ne veut pas dire que tout doit forcément y être stocké.
Mais peut-être que le vrai changement est ailleurs: organiser ses documents aujourd’hui, ce n’est plus seulement ranger des papiers. C’est organiser une petite partie de sa vie numérique.
Et dit comme ça, bizarrement, le sujet devient presque plus intéressant.
Presque.
À tester
Où sont-ils vraiment?
Prenez cinq documents importants et regardez où ils se trouvent aujourd’hui:
E-mail – Photos – Téléchargements – Ordinateur – Cloud – Application…
S’ils sont un peu partout, vous n’êtes peut-être pas si mal organisé. Vos documents ont simplement développé une certaine indépendance.
Et avec dokkup?
Avec dokkup, nous avons voulu adapter l’organisation des documents à ces nouvelles habitudes : réunir dans une même structure les informations et documents importants que l’on reçoit, importe ou scanne, pour les retrouver plus facilement depuis son smartphone.
Parce qu’au fond, faire disparaître les classeurs était assez facile. Faire disparaître le bazar demande encore un petit effort.
