dokki et le numérique
Nos documents, comptes et informations importantes sont de plus en plus numériques. Tant que nous sommes là pour gérer tout cela, ça fonctionne plutôt bien. Mais si…
Pendant quelques jours ou quelques semaines, nous ne pouvions plus nous en occuper? Quelqu’un saurait-il ce qui existe, où chercher et ce qu’il est réellement autorisé à faire à notre place?
Notre organisation fonctionne surtout… parce que nous la connaissons
Nous avons tous notre manière de gérer notre vie administrative.
Nous savons que l’assurance est sur tel portail, que certains documents arrivent par e-mail, que les informations bancaires sont dans une application et que les papiers importants de la famille sont ailleurs.
Ce n’est pas toujours parfaitement organisé. Mais nous, nous savons généralement nous y retrouver.
Enfin, «nous y retrouver» signifie parfois savoir à peu près où commencer à chercher. Mais ça compte.
Et c’est justement là que se cache une petite faiblesse: notre organisation repose souvent sur la personne qui en connaît la logique.
Ce qui nous paraît parfaitement évident peut l’être beaucoup moins pour quelqu’un qui doit soudain reprendre la situation.
Nos petits bazars personnels ont ceci de particulier: vus de l’intérieur, ils ont souvent une logique impeccable.
Pas besoin de penser tout de suite au pire
Quand on parle d’anticiper une absence, on pense rapidement au décès ou à l’héritage.
On peut heureusement commencer par quelque chose d’un peu moins définitif.
Une hospitalisation, un accident à l’étranger ou une incapacité temporaire peuvent déjà obliger un proche à retrouver une assurance, un contrat, une facture urgente ou simplement le bon interlocuteur.
Le problème n’est alors pas forcément que l’information n’existe pas.
C’est parfois que personne d’autre ne sait qu’elle existe, ni où elle se trouve.
Et la durée change beaucoup de choses.
Retrouver une police d’assurance pour une démarche ponctuelle n’est pas la même chose que reprendre pendant plusieurs semaines une partie de l’administration de quelqu’un.
Plus l’absence dure, plus une question assez concrète apparaît: quelqu’un pourrait-il réellement prendre le relais?
Parce que « normalement, tout est quelque part » devient assez vite une indication insuffisante.
Savoir, accéder et agir : trois choses différentes
On pourrait penser qu’il suffit de laisser ses codes ou ses mots de passe à quelqu’un.
Hop. Problème réglé.
Eh bien non.
Une personne peut savoir qu’un contrat existe sans savoir où le retrouver. Elle peut avoir accès au document sans être autorisée à effectuer la démarche correspondante.
Et à l’inverse, elle peut disposer d’une procuration tout en ignorant l’existence du contrat ou l’endroit où se trouve le document.
Savoir qu’une information existe, pouvoir y accéder et être autorisé à agir sont donc trois choses différentes.
Consulter une information, appeler une assurance, modifier un contrat ou effectuer une opération bancaire ne sont pas non plus la même chose.
Selon la situation, une procuration, un mandat ou une autre autorisation peut être nécessaire.
L’objectif n’est évidemment pas de devenir expert de toutes les règles à l’avance.
Personnellement, anticiper l’imprévu me paraît déjà suffisamment ambitieux sans devoir en plus obtenir un diplôme pour le faire.
Il s’agit plutôt d’identifier les démarches qui mériteraient peut-être d’être préparées.
Donner accès à tout n’est pas vraiment une solution
Nos téléphones, e-mails et espaces cloud contiennent une quantité assez impressionnante d’informations.
Conversations, photos, documents professionnels, informations personnelles… beaucoup n’ont absolument aucune raison d’être accessibles à quelqu’un d’autre.
Transmettre son code de téléphone ou tous ses mots de passe « au cas où » est donc une solution.
Un peu comme enlever toutes les portes de la maison pour être certaine que quelqu’un puisse entrer en cas d’urgence.
Prévoir l’imprévu ne signifie pas forcément ouvrir toutes les portes et remettre le trousseau complet.
Il s’agit plutôt de savoir qui devrait pouvoir nous aider, quelles informations cette personne devrait connaître, ce qu’elle devrait pouvoir retrouver, pour quelles démarches une autorisation serait nécessaire, et, plus important encore, ce qui doit rester privé.
Finalement, préparer l’imprévu ne signifie pas nécessairement transmettre davantage.
Cela peut simplement vouloir dire mieux choisir ce que l’on transmet.
Et si nous gérons aussi les affaires des autres?
La question devient encore plus intéressante lorsqu’on ne gère pas uniquement ses propres documents.
Les papiers des enfants, les assurances du foyer, certaines démarches d’un parent ou les contrats que l’un des membres du couple suit habituellement peuvent parfois être connus d’une seule personne.
Tant qu’elle est disponible, tout va bien.
Mais si elle ne l’est plus pendant quelque temps, quelqu’un devra peut-être reprendre le relais.
Et c’est parfois là que l’on découvre tout ce que l’on gère presque automatiquement.
Chez moi, je soupçonne que la liste serait plus longue que je ne voudrais l’admettre.
Parce qu’au fil des années, on devient parfois responsable d’une petite partie de la vie administrative des autres sans vraiment remarquer le moment où cela s’est produit.
Anticiper sans renoncer à sa vie privée
Il est impossible de prévoir toutes les situations. Et ce n’est probablement ni nécessaire ni souhaitable.
L’objectif est plutôt de laisser assez de repères pour qu’une autre personne puisse comprendre ce qui existe et retrouver ce qui est nécessaire, sans avoir pour autant accès à toute notre vie numérique.
Anticiper ne consiste donc peut-être pas à tout prévoir.
Antoine de Saint-Exupéry écrivait: «Pour ce qui est de l’avenir, il ne s’agit pas de le prévoir, mais de le rendre possible.»
Parce qu’il ne s’agit pas de préparer tous les scénarios catastrophes possibles, mais simplement de faire en sorte que notre organisation puisse continuer à fonctionner un peu sans nous.
Ce qui, finalement, est peut-être un assez bon test pour savoir si elle fonctionne vraiment.
À tester
Savoir, accéder, agir
Choisissez trois domaines importants de votre quotidien, par exemple:
Assurances – Logement – Finances
Pour chacun:
- Savoir: Quelqu’un sait-il que cette information ou ce contrat existe?
- Accéder: Saurait-il retrouver les informations nécessaires?
- Agir: S’il devait effectuer une démarche à ma place, serait-il réellement en mesure et autorisé à le faire?
Ce petit exercice sert surtout à repérer les questions auxquelles nous n’avons pas encore de réponse. Et ce sont généralement celles qu’il vaut mieux découvrir tranquillement aujourd’hui que le jour où quelqu’un cherche notre assurance avec nettement moins de philosophie.
Et avec dokkup?
Avec la fonction «Personne de confiance», dokkup permet de choisir à l’avance certaines informations que l’on souhaite rendre accessibles à une personne de son choix en cas de besoin.
L’idée n’est pas de lui donner accès à toute notre vie numérique, mais seulement aux informations que nous avons décidé de partager. Cette possibilité concerne l’accès à l’information. Elle ne remplace pas une procuration, un mandat ou une autre autorisation qui pourrait être nécessaire pour agir à notre place.
dokkup répond donc surtout à une question simple: si je ne pouvais pas expliquer moi-même où trouver une information importante, quelqu’un d’autre saurait-il la retrouver?
Et finalement, préparer un peu son absence, c’est peut-être aussi une manière assez discrète de prendre soin de ceux qui devront se débrouiller pendant qu’on n’est pas là.
